Dublettenprüfung in Excel: Neue PResstige Funktion zum Dubletten entfernen

Eine gut gepflegte Journalisten- und Medien-Kontaktdatenbanken ist eines der wichtigsten Assets in der Pressearbeit. Schnell trifft man dabei auf das Problem der Dubletten doppelter oder gar mehrfacher Kontakteinträge. Eine verlässliche Dublettenprüfung gewährleistet redundate Daten aufzuspüren und die Kontaktdatenbank zu bereinigen.

Genau hier setzt die Dublettenprüfung des PResstige Press Asset Managements an. Die Funktion, die mit dem aktuellen Release bereit steht, übernimmt die Dublettenprüfung in Excel als auch direkt in der Datenbank selbst. Zudem werden über die neue Statuszeile im Kontaktbereich die Anzahl der Dubletten angezeigt, die mit einem Klick direkt aufgerufen, bearbeitet und entfernt werden können.

Dublettenprüfung beim Excel-Import

Vor dem Import einer Kontaktdatei informiert PResstige Sie über Dubletten (Datensätze mit identen Vornamen, Nachnamen und E-Mail) und mögliche Dubletten (Datensätze mit gleicher E-Mail). Der Dublettencheck überprüft die Kontakte der Upload-Datei mit den bereits vorhandenen Kontakten in der Datenbank als auch in der Datei selbst. Wahlweise können die Daten mit Dubletten hochgeladen werden oder Sie können die Excel-Import-Datei bearbeiten, die entsprechenden Dubletten in Excel entfernen. Für den letztgenannten Schritt außerhalb der PResstige Software gibt es auch zahlreiche Freeware der Dublettenprüfung im Internet.

Dublettenprüfung im System beim anlegen neuer Kontakte

Beim Anlegen eines neuen Kontaktes direkt im System, erhalten Sie beim Speichern eine Dubletten-Warnung von PResstige, wenn bereits ein Kontakt mit gleichem Vornamen, Nachnamen und gleicher E-Mail-Adresse im System vorhanden ist. PResstige hilft Ihnen auf diese Weise Dubletten zu finden, bevor diese überhaupt erzeugt werden. So bleibt Ihre Datenqualität stets auf hohem Niveau.

Import und Export von Kontakten mit ID

Damit Sie Kontakte aus PResstige herunterladen und diese hochladen können, ohne dass die Kontakte erneut als Dubletten angelegt werden, erhalten ab sofort Kontakte beim Export aus PResstige eine Kontakt-ID. Kontakte können damit aus PResstige heruntergeladen, in Excel bearbeitet, aktualisiert und mit anderen Excel-Kontaktdateien zusammengeführt und abgeglichen werden. Mit den Upload werden nur Änderungen an bestehenden Kontakten und/oder Kontakte, die neu hinzugefügt wurden übernommen. Bitte beachten Sie dazu unsere Informationen zum neuen Export-/Import mit Kontakt-ID sowie die Anleitung zum Import von Kontakten.

Neue Statuszeile mit Dublettencheck

Ab sofort finden Sie auf der Kontaktliste eine Statuszeile mit der Anzahl an Kontakten zu den Stati, die Sie einfach mit einem Klick oder via Drop-down Auswahl selektieren können:

  • Gesamt: Anzahl aller im System gespeicherten Kontaktdatensätze
  • Rückläufer: Anzahl der Rückläufer, die aktuell nicht beschickt werden
  • Dubletten: Kontakte mit identen Vornamen, Nachnamen und E-Mails
  • Entzogen: Kontakte, die die Zustimmung zum E-Mail-Versand entzogen haben
  • Löschen: Kontakte, die keine Verarbeitung ihrer Daten wünschen

Die Erfahrung zeigt: Jede Kontaktdatenbank ist nur so gut wie die ihr zugrunde liegenden Datensätze. Mit der neuen Dublettenprüfung verbessern Sie Ihre Datenqualität laufend und halten Ihre Kontaktdatenbank frei von Dubletten doppelter Kontaktdaten.